各学院、各单位：
为顺利推进审核评估预评估工作，现将线上听课、调阅材料和访（座）谈的相关流程及注意事项通知如下，请各单位认真落实，确保各项工作有序开展。
一、线上听课
（一）工作流程
（二）各单位联系人工作任务
负责承接线上听课任务，统筹本学院的线上听课工作，具体包括：
1.承接听课任务：接收《专家听课工作通知单》（附件1）；
2.联系任课老师和学生：与确定的听课对象（任课老师和学生）取得联系，沟通听课相关事宜，确认听课时间地点；
3.提醒听课对象：听课前提醒老师和学生专家在线听课注意事项；
4.跟踪在线听课情况：在听课开始前提醒老师和学生到场，避免师生因遗忘或其他原因错过上课。
二、线上调阅材料
（一）工作流程
1.专家组秘书收到“专家调阅材料清单”后第一时间发到“评建办工作群”。
2.评建办工作人员（陈瑾芳)根据清单，拆分信息，制作《专家调阅材料工作通知单》（附件2），通过电话和企业微信通知到相关单位的工作联系人。
3.各单位工作联系人组织本单位人员按专家调阅材料清单的要求，整理本单位相关材料，逐项核对材料信息。如有材料缺失或其他特殊情况，需提供加盖单位公章的情况说明（PDF扫描件），材料收齐后由各单位主要负责人审核，填写《调阅材料情况确认表》（附件4），及时把材料和盖章签字的确认表扫描件用企业微信发给评建办工作人员（陈瑾芳）。
4.评建办工作人员（陈瑾芳）清点无误后，经评建办调阅材料负责人（洪维嘉）审核确认，发送到各专家邮箱。
5.如调阅材料有异常情况，相关单位联系人应立即向评建办提供情况说明。
（二）提交时间
调阅材料提交的时间节点安排为，各单位在中午12:00前接收到的材料调阅单，应于18:00点前完成，评建办20:00前完成审核并发送到专家邮箱。各单位在中午12:00后接收到的材料调阅单，应于次日上午9:00点前完成，评建办于次日上午10:00前完成审核并发送到专家邮箱。
（三）文件命名
1.课程考核材料
提交的试卷等课程考核材料需要建文件夹，文件夹命名规则：“**学院课程考核资料”，文件夹内包括所有需要提交的课程考核资料。每门课程考核资料单独建立文件夹，文件夹命名规则：“202*-202*学年第*学期+课程名称+班级+任课教师”，文件夹内包括的内容需要按照学校学院相关要求执行。
其中试卷的扫描要求：扫描电子版需保持位置端正、字迹清晰。不出现歪斜、横向、空白无效区域、软件水印（线上考试学生的电子试卷除外）、效果模糊等影响材料阅读的情况。
2.毕业论文（设计）
提交的毕业论文（设计）需要建文件夹，文件夹命名规则：“**学院毕业论文（设计）”，文件夹内包括所有需要提交的毕业论文（设计）材料。每个专业的毕业论文（设计）材料单独建立文件夹，文件夹命名规则：“202*届+**专业”，每个学生的毕业论文（设计）材料单独建立文件夹，文件命名规则：“学号+姓名”。文件夹内包括的内容需要按照学校学院相关要求执行。
3.其他材料
其他材料文件如需要扫描，扫描电子版需保持位置端正、字迹清晰。不得出现歪斜、横向、空白无效区域、效果模糊等影响材料阅读的情况。
三、线上访（座）谈
（一）工作流程
（二）各单位联系人任务
负责承接线上访谈任务，统筹本部门/学院的线上访谈工作，具体包括：
1.承接访谈任务：接收《专家访谈工作通知单》（附件3）；
2.联系访谈对象：与确定的访谈对象取得联系，沟通访谈相关事宜；
3.确认访谈时间：和访谈对象协商确定具体的访谈时间，并确保时间安排合理且符合整体评估工作进度，并反馈访谈时间等相关安排；
4.保障访谈条件：提前做好访谈所需的各项准备工作，包括场地安排（二级学院自行安排专用访谈室、各部门访谈室在行政楼统一调配）、设备调试等，为访谈营造良好的环境。
5.开启腾讯会议：在访谈开始前，熟练操作并开启腾讯会议，确保会议设置准确无误。
6.提醒访谈对象：在访谈前适时提醒访谈对象做好准备，包括提前告知会议时间、会议号等信息，避免访谈对象因遗忘或其他原因错过访谈。
7.主持本场访谈会议：负责会议流程的把控，介绍访谈目的、规则和流程，引导访谈对象积极参与，确保访谈有序进行。
8.做好访谈视频录屏内容记录：在访谈过程中，操作会议录音录屏，包括访谈中的关键信息、重要观点等。
9.整理会议纪要：访谈结束后，及时整理《专家访谈情况反馈表》（附件5），准确记录访谈的主要内容、访谈中发现的主要问题及建议等。
10.上传资料：将整理好的会议材料及相关视频录屏记录等资料于当天内上传至指定邮箱，确保资料的妥善保存和方便查阅。
（三）访谈室要求
线上访谈需提前在线下准备好访谈室，在专家访谈任务下达后组织被访者前往访谈室进行线上访谈，访谈室配备要求如下：
（一）基础配置
独立空间：隔音良好，避免外界干扰。
环境舒适：光线充足、温度适宜，桌椅布局合理。
（二）设备要求
笔记本电脑：可视频、可语音。
网络/电源：网络稳定，电源插座充足且安全。
（三）合规性
隐私保护：无监控死角，录音录像需告知受访者。
行为规范：配备《访谈须知》或流程提示（如禁止吸烟、饮食等）。
附件：1.专家听课工作通知单
2.专家调阅材料工作通知单
3.专家访谈工作通知单
4.调阅材料情况确认表
5.专家访谈情况反馈表
评建办公室
2025年5月28日
